Đã qua rồi cái thời bán hàng tạp hóa kiểu các bà các mẹ, tính tiền lẩm nhẩm trong đầu, “hiện đại” hơn là dùng máy tính bấm bấm rồi đưa cho khách mẩu giấy ghi tiền hàng… Nếu bạn vẫn còn bán hàng kiểu đấy sẽ khiến khách hàng chán nản vì bán hàng thiếu chuyên nghiệp, hoặc khó chịu vì phải đợi lâu, thậm chí là mất khách nếu hàng hết mà không kịp nhập về. Nhất là khi hàng hóa nhiều, đầu óc thì quên quên nhớ nhớ, sẽ khó mà duy trì và phát triển việc kinh doanh buôn bán được. Vậy làm thế nào để bán hàng tại cửa hàng nhanh chóng? Làm thế nào chỉ cần dùng máy quét mã vạch “tít” 1 cái là tính được tiền? Bấm 1 cái là in ra hóa đơn? Làm sao để quản lý hàng hóa tồn kho không để bị hết hàng? Đâu là những khó khăn khi quản lý cửa hàng tạp hóa và giải pháp cho những vấn đề đó là gì?
1. Quá nhiều mặt hàng, khó kiểm soát
Đã gọi là kinh doanh tạp hóa thì chắc chắn phải có rất nhiều mặt hàng, mỗi cửa hàng tạp hóa có đến hàng trăm loại hàng hóa khác nhau, thậm chí cửa hàng nào lớn lớn 1 chút, số lượng có thể lên đến cả nghìn sản phẩm. Làm sao có thể nhớ hết được bằng ấy sản phẩm đây?
Giải pháp cho vấn đề này rất đơn giản, chỉ cần 1 phần mềm giúp quản lý tất cả các sản phẩm trong cửa hàng tạp hóa là mọi thứ đều nằm trong lòng bàn tay bạn.
2. Thanh toán chậm, mất thời gian khi đông khách
Không chỉ đa dạng về loại sản phẩm, mỗi mặt hàng lại có vài mẫu mã, chủng loại khác nhau, giá mỗi loại 1 khác, nếu không có giải pháp quản lý thì rất dễ nhầm lẫn, gây tổn thất về kinh tế. Ví dụ: Chỉ 1 mặt hàng bim bim thôi cũng có đến cả chục hãng, nào là O’Star, Poca, Oishi, Lay’s… Chưa kể mỗi hãng lại có vài loại bim bim khác nhau, và giá thì chênh lệch nhau rất nhiều. Giả sử 1 gói bim bim có giá 12.000đ mà bạn lại bán nhầm với loại 6.000đ thì coi như đi tong tiền lãi của mấy gói bim rồi. Nếu bạn bán cùng lúc cho nhiều khách hàng với số lượng lên tới hàng trăm sản phẩm thì làm sao sổ sách bán hàng tạp hóa có thể ghi chép hết được một cách chính xác. Chuyện nhầm lẫn rồi cộng đi cộng lại vẫn nhầm là điều rất dễ xảy ra. Chưa kể khi khách vào mua nhiều tại một thời điểm, xếp hàng chờ thanh toán, khi bạn bị thúc bách phải thanh toán nhanh thì có thể nhớ nhầm giá cả. Như vậy, việc kinh doanh rất dễ bị thâm hụt. Do vậy, cần đến một giải pháp quản lý cửa hàng tiện lợi hơn đó là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.
3. Hàng còn hay hết không biết, dễ thất thoát
Trong thời đại 4.0 nếu việc gì có thể để cho máy móc làm thay con người thì mọi người có xu hướng lựa chọn máy móc thay thế, vừa đỡ tốn thời gian, công sức mà hiệu quả mang lại cao hơn. Với kinh doanh tạp hóa cũng vậy, quản lý cửa hàng tiện lợi hơn, hiện đại hơn là nhu cầu và xu hướng được tất cả người kinh doanh đón đợi. Bởi sổ sách bán hàng tạp hóa chỉ phần nào giúp bạn thống kê được lượng hàng tồn trong kho mà không thể cho bạn con số chính xác và nhanh chóng về hàng nhập, hàng xuất với lượng hàng hóa khổng lồ. Chính vì có nhiều hàng hóa nên việc nắm được số lượng hàng tồn kho của mỗi mặt hàng khi kinh doanh tạp hóa thực sự là 1 bài toán khó. Nhiều chủ shop còn có tư duy là thấy hàng nào hết thì lấy thôi, khách đến hỏi hết thì bảo nay có, mai có, như thế cũng chả sao. Điều đó đúng nếu bạn không có ý định phát triển việc kinh doanh mà chỉ dừng lại ở quy mô nhỏ lẻ, còn nếu muốn làm ăn lớn hơn thì bạn nên bỏ ngay suy nghĩ đó. Không quản lý được hàng tồn kho không chỉ làm giảm doanh thu do mất khách, mà bên cạnh đó, nhiều mặt hàng trong cửa hàng tạp hóa rất nhỏ (như bánh xà bông, cái bút, gói tăm…), chuyện thất thoát 1 vài cái do gián nhấm chuột gặm, hay khách “tiện tay” bỏ túi, nhân viên “tiện tay” lấy dùng… bạn cũng chẳng thể nào mà kiểm soát được.
4. Không bao giờ thoát ra được khỏi cửa hàng
Có thể nhiều người sẽ nói là nhiều hàng hóa cũng chẳng sao, bán quen rồi sẽ nhớ hết. Nhưng bạn sẽ sớm nhận ra vấn đề vào 1 ngày đẹp trời nào đó bạn có việc bận, phải đi ra ngoài, bạn bị ốm không thể bán hàng… Lúc đó, ngoài bạn ra thì chẳng ai “bán quen” để mà thay bạn đứng ở cửa hàng và bạn thì chỉ có nước tạm đóng cửa hàng nghỉ 1 vài hôm thôi. Ngoài ra, nếu bạn muốn mở rộng kinh doanh và cần thuê nhân viên thì để đào tạo 1 nhân viên mới có thể nhớ hết giá cả hàng hóa, quen với vị trí sắp xếp trong cửa hàng thì thời gian phải tính bằng cả tháng trời.
Mặc dù nhiều người kinh doanh tạp hóa là các hộ gia đình, nhưng sẽ luôn có một người bán hàng chính và quản lý mọi việc kinh doanh tạp hóa. Tuy nhiên, đó là cửa hàng ở quy mô nhỏ, nếu gặp trường hợp người quản lý chính bận công việc không thể trực tiếp bán hàng thì người thay thế có thể sử dụng sổ sách bán hàng tạp hóa chính xác hay không. Để người thay thế quản lý cửa hàng tiện lợi hơn và chính xác hơn, thì cần tới một giải pháp đó là dùng phần mềm quản lý bán hàng.
5. Bán bao nhiêu biết bấy nhiêu, không biết lãi lỗ ra sao
Việc ghi chép sổ sách bán hàng tạp hóa dễ bị nhầm lẫn vì bạn có thể bỏ sót một số mặt hàng khi cửa hàng quá đông khách. Vừa không kiểm soát được các mặt hàng, giá cả lại khó thống kê doanh thu lãi lỗ. Do vậy, nhiều người kinh doanh tạp hóa muốn có giải pháp quản lý cửa hàng tiện lợi hơn cho hiệu quả cao hơn. Bán hàng tạp hóa thường có rất nhiều khách mua lẻ 1 vài món đồ nên số tiền thu về rất vụn vặt nên nếu không tính toán thì nhiều khi người chủ cũng chẳng biết doanh thu là bao nhiêu, lãi lỗ ra sao, mặt hàng nào bán chạy
6. Quản lý công nợ với các nhà cung cấp
Quản lý tiền hàng với các nhà cung cấp cũng là vấn đề khiến các chủ cửa hàng tạp hóa phải tốn không ít công sức. Nhập những mặt hàng nào? Số lượng bao nhiêu? Đơn giá nhập hàng? Đơn nhập hàng nào đã thanh toán? Đơn nào chưa?… Nếu không có phương pháp quản lý thì rất dễ xảy ra nhầm lẫn, gây thiệt hại về tài chính.
